Politique de confidentialité et politique en matière de cookies
Traitement des données à caractère personnel
Dans le cadre de ses activités, Kitsune Advisory S.à r.l. est amenée à traiter certaines données à caractère personnel de ses employés, clients et partenaires ; elle veille, dans la mesure de ses moyens, à la protection de ces données en assurant leur traitement sécurisé, conformément aux lois et règlements en vigueur, y compris le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « règlement UE »).
Conformément à l'article 5 du règlement européen, Kitsune Advisory S.à r.l. respecte les principes fondamentaux suivants :
Légalité
Lors du traitement des données à caractère personnel, Kitsune Advisory S.à r.l. s'appuie sur l'une des quatre bases juridiques suivantes :
Le consentement de la personne concernée
Exécution d'un contrat ;
Respect d'une obligation légalement établie ;
La poursuite d'intérêts légitimes.
Lorsque le consentement constitue la base juridique du traitement, Kitsune Advisory S.à r.l. garantit qu'il est :
Spécifique : le traitement est effectué dans un but unique, et ce but est clairement défini ;
Sans ambiguïté : le consentement est un acte clair et volontaire ;
Libre : la personne concernée doit avoir le choix et ne doit subir aucune conséquence négative en cas de refus ;
En connaissance de cause : lorsque le consentement est obtenu, la personne concernée est informée des coordonnées du responsable du traitement, de la finalité du traitement, des données à caractère personnel qui seront collectées et traitées, ainsi que de son droit de retirer son consentement à tout moment.
Fidélité
Kitsune Advisory S.à r.l. traite les données à caractère personnel de manière à garantir la plus grande transparence possible envers les personnes concernées ; Kitsune Advisory S.à r.l. ne traite pas de données à caractère personnel à l'insu de ses employés, visiteurs, clients, fournisseurs ou de toute autre personne qui lui aurait communiqué des données à caractère personnel. De cette manière, Kitsune Advisory S.à r.l. veille à ce que les informations qu'elle traite soient gérées de manière équitable, conformément à la législation applicable et aux attentes raisonnables des personnes concernées.
Transparence
Kitsune Advisory S.à r.l. fournit un certain nombre d'informations aux personnes concernées. Ces informations sont présentées en termes clairs, simples et facilement accessibles, quel que soit le moyen de communication utilisé.
Que Kitsune Advisory S.à r.l. collecte des données à caractère personnel directement auprès des personnes concernées ou auprès de tiers, elle fournit à ces dernières les informations requises par la loi.
Limitation de la finalité
Les données à caractère personnel traitées par Kitsune Advisory S.à r.l. sont utilisées à des fins spécifiques, explicites et légitimes en rapport avec les activités de traitement effectuées.
Réduction des données
Les données à caractère personnel communiquées à Kitsune Advisory S.à r.l. et traitées par celle-ci sont celles qui sont strictement nécessaires à l'exercice de ses activités : seules sont traitées les informations pertinentes, adéquates et non excessives au regard des finalités poursuivies dans le cadre du traitement concerné. Kitsune Advisory S.à r.l. évalue ce principe au cas par cas, afin de s'assurer que le traitement des données à caractère personnel est proportionné.
Limites relatives à la conservation des données
Les durées de conservation des données à caractère personnel collectées et traitées par Kitsune Advisory S.à r.l. sont déterminées au cas par cas, en fonction du type de données à caractère personnel, de la finalité du traitement et des exigences légales.
Une fois le délai de conservation écoulé, les données à caractère personnel sont supprimées de manière sécurisée afin d'empêcher toute récupération. Lorsque les données sont stockées sur des supports analogiques (ou d'autres outils ou applications), elles sont également détruites de manière à préserver leur confidentialité.
Dans le cadre de ses activités, Kitsune Advisory S.à r.l. veille à limiter au strict minimum la collecte des données à caractère personnel des personnes concernées afin de respecter scrupuleusement ses obligations.
Exactitude des données
Kitsune Advisory S.à r.l. veille avec le plus grand soin à l'exactitude des données collectées et conservées dans le cadre de ses activités de traitement. Celles-ci sont mises à jour lorsque cela s'avère nécessaire. À cette fin, toute personne concernée peut adresser à Kitsune Advisory S.à r.l. une demande de rectification de ses données à caractère personnel ; cette demande doit être accompagnée d'un justificatif d'identité.
La présente politique de confidentialité a pour objectif d'informer les personnes concernées des principales modalités de traitement de leurs données à caractère personnel.
Quelques définitions des termes utilisés dans la politique de protection des données à caractère personnel
On entend par « données à caractère personnel » toute information permettant d'identifier, directement ou indirectement, une personne physique ;
On entend par «personne concernée»la personne physique dont les données à caractèrepersonnel sont collectées et traitées d'une autre manière par Kitsune Advisory S.à r.l. ou par un sous-traitant ;
On entend par «traitement» toute opération ou ensemble d'opérations effectuées sur des données à caractère personnel, que ce soit par des procédés automatisés sur un support électronique ou manuellement sur papier, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission ou la diffusion de ces données ;
On entend par «responsable du traitement» la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement;
On entend par « sous-traitant » la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;
Le terme « sites web » désigne le site web de Kitsune Advisory S.à r.l., dont l'adresse URL est : www.kitsuneadvisory.lu
Kitsune Advisory S.à r.l. est responsable des opérations de traitement décrites dans la présente politique ; pour plus d'informations sur la société, veuillez consulter les mentions légales publiées au bas du site web.
1. Quels sont les traitements de données effectués par Kitsune Advisory S.à r.l. ? Sur quelle base juridique ? Quelles sont les données à caractère personnel traitées ?
Vous êtes un client professionnel, un partenaire ou un fournisseur de Kitsune Advisory S.à r.l.
Certaines opérations de traitement sont effectuées via le site web de Kitsune Advisory S.à r.l., tandis que d'autres sont effectuées directement par Kitsune Advisory S.à r.l.
| Traitement | Objectif | Fondement juridique | Données concernées | Durée de conservation |
|---|---|---|---|---|
| Gestion des activités commerciales | Gestion des contrats
Comptabilité clients Suivi des relations clients |
Exécution d'un contrat
Obligation légale |
Données d'identification
Parcours professionnel Données transactionnelles Coordonnées bancaires |
10 ans |
| Gestion des commandes | Gestion/réception des bons de commande
Réception des devis, des bons de livraison et des factures |
Exécution d'un contrat | Données d'identification
Informations économiques et financières |
10 ans |
| Gestion des fournisseurs | Tenir à jour une liste de contacts des fournisseurs et prestataires de services
Gestion des contrats fournisseurs Comptabilité fournisseurs |
Exécution d'un contrat
Obligation légale |
Données d'identification
Parcours professionnel |
10 ans |
| Gestion des prospects | Prospection commerciale (messages publicitaires, promotions) | Intérêt légitime | Données d'identification Vie professionnelle Adresse e-mail *Données provenant de tiers (internes et externes) | Durée de la relation commerciale : 3 ans à compter du dernier contact avec le prospect ou le client |
| Formulaire de contact du site web | Permettre aux visiteurs du site web de contacter Kitsune Advisory | Intérêt légitime | Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, contenu du message | 12 mois après le dernier échange ou la dernière conversation |
Vous postulez à un poste chez Kitsune Advisory S.à r.l.
| Traitement | Objectif | Fondement juridique | Données concernées | Durée de conservation |
|---|---|---|---|---|
| Recrutement | Traitement des candidatures (CV, lettres de motivation, lettres de recommandation)
Organisation des entretiens Constitution du dossier du candidat |
Mesures précontractuelles
Intérêt légitime |
Données d'identification
Parcours professionnel |
2 ans |
Vous faites une demande d'inscription en tant que travailleur indépendant auprès de Kitsune Advisory S.à r.l.
| Traitement | Objectif | Fondement juridique | Données concernées | Durée de conservation |
|---|---|---|---|---|
| Inscription | Traitement des candidatures (CV et informations connexes)
Organisation des entretiens Constitution du dossier du candidat |
Mesures précontractuelles
Intérêt légitime |
Données d'identification
Parcours professionnel |
24 mois |
2. Qui a accès aux données collectées et traitées ?
Seules les personnes habilitées au sein de Kitsune Advisory S.à r.l. qui participent directement au traitement des données à caractère personnel susmentionnées peuvent accéder à ces données.
Missions de direction intérimaire
Dans le cadre de missions de gestion intérimaire (notamment en tant que directeur intérimaire d'une entreprise cliente), Kitsune Advisory peut être amenée à accéder à des données à caractère personnel dont l'entreprise cliente est le responsable du traitement. Kitsune Advisory agit alors en tant que sous-traitant au sens de l'article 28 du Règlement général sur la protection des données (RGPD) européen, et un contrat de prestation de services intégrant les obligations applicables (ou un accord spécifique de sous-traitance) est conclu avec l'entreprise cliente. La présente politique ne couvre pas ce type de traitement, qui relève de la politique de confidentialité de l'entreprise cliente concernée.
Utilisation de l'intelligence artificielle
Dans le cadre de la gestion de sa base de données de managers de mission et du processus de mise en adéquation des missions des clients avec les profils disponibles, Kitsune Advisory utilise un assistant d'intelligence artificielle (Claude, fourni par Anthropic). Cet outil permet d'organiser la base de données de profils, d'identifier les profils correspondant à une mission donnée, ainsi que de générer et d'envoyer au client des profils anonymisés.
Aucune décision concernant un manager de transition n'est prise de manière purement automatisée au sens de l'article 22 du règlement européen : l'un des associés de Kitsune Advisory approuve systématiquement chaque proposition avant qu'elle ne soit transmise à un client. Les profils envoyés aux clients sont anonymisés : ils ne permettent pas d'identifier un manager spécifique sans son consentement explicite.
Tout manager de transition figurant dans la base de données peut, à tout moment, demander que son profil ne soit pas traité par l'intelligence artificielle, ou demander le retrait de son profil de la base de données, en contactant Kitsune Advisory via le formulaire de contact disponible sur le site web.Sous-traitants
Pour effectuer certains traitements, Kitsune Advisory S.à r.l. fait appel à des sous-traitants avec lesquels un contrat spécifique a été conclu, conformément au règlement européen.
Les principaux sous-traitants auxquels Kitsune Advisory fait appel sont :
Google Ireland Ltd. et Google LLC (Irlande / États-Unis) — messagerie professionnelle, stockage de documents, agenda, visioconférence et hébergement de la base de données des managers de transition (Google Workspace et l'écosystème Google associé). Régis par les clauses contractuelles types et la certification du cadre de protection des données UE-États-Unis.
Anthropic Ireland, Limited (Irlande, disposant d'infrastructures aux États-Unis) — l'assistant IA Claude, utilisé pour gérer la base de données des managers de transition, mettre en correspondance les missions et les profils, et générer des profils anonymisés. Régi par les clauses contractuelles types et la certification du cadre de protection des données UE-États-Unis.
Squarespace Inc. (États-Unis) : hébergement de sites web, formulaire de contact et analyse de trafic web. Régi par les clauses contractuelles types et la certification du cadre de protection des données UE-États-Unis.
Microsoft Ireland Operations Ltd. (Union européenne, avec transfert ultérieur vers les États-Unis) : applications bureautiques Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook utilisées en tant que client local). Régi par les clauses contractuelles types et la certification du cadre de protection des données UE-États-Unis.
Odoo S.A. (Belgique) : gestion des contrats, facturation et comptabilité. Hébergé au sein de l'Union européenne.
Fiduciaire Continentale S.A. (Luxembourg) : comptabilité, déclarations fiscales et gestion des salaires. Régie par la lettre de mission de l'OEC et le secret professionnel de l'expert-comptable (article 458 du Code pénal).
Lorsque des données sont transférées vers un pays situé en dehors de l'Espace économique européen, Kitsune Advisory veille à ce que ce transfert soit régi par des garanties appropriées au sens des articles 44 à 49 du règlement européen.
3. Quels sont les droits des personnes concernées par le traitement des données à caractère personnel ? Comment peuvent-elles exercer ces droits ?
En fonction de la licéité du traitement en question, la personne concernée dispose des droits suivants :
être informés de l'existence et des finalités de tout traitement de leurs données à caractère personnel ;
accéder à leurs données à caractère personnel et demander leur rectification ou leur suppression, ou encore demander la limitation du traitement de ces données ;
s'opposer au traitement ;
demander la portabilité des données à caractère personnel ;
retirer, à tout moment, le consentement donné à Kitsune Advisory S.à r.l. si le traitement repose sur ce consentement ;
informer sans délai Kitsune Advisory S.à r.l. de toute perte ou de tout traitement frauduleux (traitement illicite) de données à caractère personnel ;
déposer une plainte auprès de la Commission nationale pour la protection des données si la personne concernée estime, après avoir contacté Kitsune Advisory S.à r.l., que ses droits n'ont pas été respectés.
Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité, vous pouvez contacter Kitsune Advisory S.à r.l. via le formulaire de contact disponible sur son site web.
4. Quel est le niveau de sécurité des données ?
Kitsune Advisory S.à r.l. prend toutes les précautions nécessaires, y compris des mesures administratives, techniques, organisationnelles et physiques, afin de protéger les données à caractère personnel contre la perte, le vol et le détournement frauduleux, ainsi que contre tout accès non autorisé, toute divulgation, toute altération ou toute destruction de ces données.
Kitsune Advisory S.à r.l. prend les mesures nécessaires pour garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données qu'elle traite, notamment afin d'empêcher leur divulgation à des tiers non autorisés. Afin de respecter cette obligation de sécurité, tous les employés sont soumis à une obligation de confidentialité.
Dans le cadre de son évaluation des risques liés à la sécurité des données, Kitsune Advisory S.à r.l. prend en compte les risques de destruction, de perte ou d'altération, de divulgation non autorisée des données à caractère personnel transmises, stockées ou traitées d'une autre manière, ou d'accès non autorisé à ces données, qu'ils soient accidentels ou illicites, susceptibles d'entraîner un préjudice physique, matériel ou moral pour les personnes concernées. Cette évaluation des risques est réalisée et réexaminée régulièrement.
Kitsune Advisory S.à r.l. met également en place un système de sécurité par défaut qui restreint l'accès aux données à caractère personnel et limite leur durée de conservation.
Kitsune Advisory S.à r.l. veille à garantir la meilleure sécurité possible des données à caractère personnel et de leur traitement, tant sur le plan technique qu'humain et organisationnel.
Kitsune Advisory S.à r.l. veille à ce que les mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre par les sous-traitants qu'elle sélectionne pour protéger les données à caractère personnel soient conformes à ses exigences en matière de sécurité.
Politique en matière de cookies
Que sont les cookies ?
La présente politique en matière de cookies explique ce que sont les cookies et comment nous les utilisons, les types de cookies que nous utilisons, c'est-à-dire les informations que nous recueillons à l'aide de ces cookies et la manière dont ces informations sont utilisées, ainsi que la manière de gérer les paramètres relatifs aux cookies.
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