Conditions générales de prestation de services de Kitsune Advisory

Date d'entrée en vigueur : 21/11/2025

Préambule

Les présentes conditions générales (« CG ») régissent la relation contractuelle entre Kitsune Advisory, une société à responsabilité limitée (S.à r.l.) constituée en vertu des lois du Grand-Duché de Luxembourg, dont le siège social est situé au 4, rue Tony Neuman, L-2241 Luxembourg, inscrite au Registre du commerce et des sociétés de Luxembourg (RCS Luxembourg) sous le numéro B302386 (ci-après dénommée « Kitsune Advisory » ou « le Prestataire de services »), et ses clients (ci-après dénommés « le Client »).

En acceptant une proposition ou un cahier des charges (CDC), ou en faisant appel aux services de Kitsune Advisory, le Client accepte pleinement et sans réserve les présentes CGV.

1. Définitions

1.1. Contrat : désigne le contrat juridiquement contraignant conclu entre Kitsune Advisory et le Client, qui comprend les présentes CGV, la proposition et le cahier des charges (CDC).

1.2. Client : la personne morale ou physique qui fait appel à Kitsune Advisory pour la prestation de services.

1.3. Information confidentielle : toute information non publique communiquée par une partie à l'autre, que ce soit directement ou indirectement, par écrit, oralement ou par l'examen d'objets matériels, qui est désignée comme « confidentielle » ou « exclusive », ou qui, compte tenu de la nature de l'information ou des circonstances de sa divulgation, doit raisonnablement être considérée comme confidentielle.

1.4. Livrable : tout produit de travail, tangible ou intangible, rapport, document, stratégie, modèle ou autre élément élaboré ou fourni par Kitsune Advisory au Client dans le cadre des Services.

1.5. Honoraires : La rémunération due par le Client à Kitsune Advisory au titre des Services, telle que précisée dans le cahier des charges.

1.6. Parties : Kitsune Advisory et le Client, collectivement.

1.7. Proposition : document rédigé par Kitsune Advisory à l'intention du client, décrivant le périmètre, les objectifs, le calendrier et les honoraires estimés des services.

1.8. Services : Les services de conseil, de consultation, de gestion intérimaire et d'accompagnement au leadership que Kitsune Advisory fournira au Client, tels que détaillés dans la proposition et le cahier des charges acceptés.

1.9. Cahier des charges (CDC) : document détaillé décrivant les services, les livrables, les délais, les responsabilités et les honoraires spécifiques à une mission donnée, qui fait partie intégrante du contrat.

2. Conclusion du contrat

2.1. Sauf indication contraire, toutes les propositions émises par Kitsune Advisory sont valables pendant une période de trente (30) jours civils à compter de la date d'émission.

2.2. Un contrat contraignant est conclu dès l'acceptation écrite par le Client d'une proposition ou d'un CDC émis par Kitsune Advisory. Cette acceptation peut être attestée par une copie signée de la proposition ou du CDC, par un bon de commande ou par une confirmation écrite explicite (par exemple, un courriel) émanant d'un représentant habilité du Client.

2.3. Les présentes CGV s'appliquent à l'exclusion de toute autre condition que le Client chercherait à imposer ou à intégrer, ou qui serait sous-entendue par les usages du commerce, les coutumes, les pratiques ou les relations commerciales habituelles.

3. Étendue des services

3.1. Kitsune Advisory fournira les Services au Client conformément à la description précise figurant dans le cahier des charges (CDC) convenu et signé par les parties.

3.2. Kitsune Advisory s'engage à fournir les Services avec toute la compétence et le soin requis, en faisant appel à un personnel dûment qualifié et conformément aux normes professionnelles généralement admises applicables à des services similaires au Luxembourg.

3.3. Les services ont un caractère consultatif et reposent sur les informations fournies par le client ainsi que sur l'appréciation professionnelle de Kitsune Advisory. Kitsune Advisory ne garantit aucun résultat spécifique.

3.4. Toute modification de l'étendue des services doit faire l'objet d'un accord écrit entre les deux parties dans le cadre d'une procédure officielle de demande de modification, ce qui peut avoir une incidence sur les frais et les délais.

3.5. Sauf accord écrit contraire, les services de Kitsune Advisory n'incluent pas de conseils juridiques, comptables, fiscaux ou d'audit, et le client doit solliciter l'avis d'un professionnel indépendant dans ces domaines.

4. Obligations du client

4.1. Le Client s'engage à fournir à Kitsune Advisory, en temps utile, l'accès à toutes les informations, données, documents et ressources humaines nécessaires à l'exécution des Services, dans la mesure où cela est raisonnablement nécessaire. Le Client garantit que toutes les informations fournies sont exactes, complètes et non trompeuses.

4.2. Le Client doit veiller à ce que son personnel et ses sous-traitants coopèrent pleinement avec Kitsune Advisory.

4.3. Le Client doit prendre ses décisions et donner ses validations en temps utile afin d'éviter tout retard dans le calendrier du projet.

4.4. Le Client reconnaît que la bonne exécution des Services dépend du respect, en temps voulu et de manière effective, de ses obligations. Kitsune Advisory ne saurait être tenue responsable des retards ou des défaillances résultant du non-respect par le Client de ses obligations.

5. Honoraires, frais et conditions de paiement

5.1. Les honoraires relatifs aux services sont ceux indiqués dans le cahier des charges. Sauf indication contraire, tous les honoraires sont exprimés en euros (€).

5.2. Outre les honoraires, le Client remboursera à Kitsune Advisory tous les frais raisonnables engagés dans le cadre de la prestation des Services, y compris, sans s’y limiter, les frais de déplacement, d’hébergement et de communication, à condition que ces frais aient été engagés conformément à la politique de gestion des dépenses du Client (si celle-ci a été communiquée au préalable) ou à la politique standard de Kitsune Advisory.

5.3. Tous les frais et dépenses s'entendent hors taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et hors toute autre taxe, droit ou prélèvement applicable, qui seront ajoutés à la facture au taux légal en vigueur au Luxembourg.

5.4. Les factures seront émises par Kitsune Advisory conformément au calendrier de paiement défini dans le CDC (par exemple : mensuellement, à chaque étape franchie, paiement initial).

5.5. Le Client s'engage à régler toutes les factures non contestées dans un délai de trente (30) jours calendaires à compter de la date de facturation.

5.6. En cas de retard de paiement, Kitsune Advisory se réserve le droit de facturer des intérêts sur le montant impayé au taux d'intérêt légal applicable au Luxembourg pour les transactions commerciales, tel que publié au Journal officiel Mémorial B, sans préjudice de tout autre droit ou recours dont dispose Kitsune Advisory. Conformément à la loi modifiée du 18 avril 2024 relative aux délais de paiement et aux intérêts de retard dans les transactions commerciales, Kitsune Advisory peut également réclamer des frais de recouvrement forfaitaires d'un montant minimum de 40 € par facture impayée, dans la limite des frais de recouvrement effectivement engagés, sur présentation des pièces justificatives pertinentes.

5.7. Kitsune Advisory peut suspendre la fourniture des Services si une facture reste impayée après sa date d'échéance, après avoir adressé au Client un préavis écrit de cinq (5) jours ouvrables.

6. Durée et résiliation

6.1. Le contrat prend effet à la date d'entrée en vigueur indiquée dans le cahier des charges et reste en vigueur pendant la durée qui y est précisée, sauf résiliation anticipée conformément aux présentes CGV.

6.2. Chaque partie peut résilier le contrat avec effet immédiat par notification écrite si :

a) L'autre partie commet une violation substantielle de l'une des clauses du contrat et ne remédie pas à cette violation dans un délai de quinze (15) jours calendaires à compter de la notification écrite lui enjoignant de le faire ;

b) L'autre partie devient insolvable, fait l'objet d'une liquidation, d'une mise sous séquestre, d'une mise sous administration judiciaire ou de toute autre procédure d'insolvabilité analogue dans n'importe quelle juridiction.

6.3. Kitsune Advisory peut résilier le Contrat en adressant au Client un préavis écrit de trente (30) jours si le Client ne s'acquitte pas d'un paiement dû en vertu du Contrat à la date d'échéance et reste en défaut de paiement pendant au moins dix (10) jours ouvrables après avoir reçu une mise en demeure écrite de s'acquitter dudit paiement.

6.4. En cas de résiliation du contrat pour quelque raison que ce soit :

a) Le Client s'engage à régler immédiatement à Kitsune Advisory toutes les factures impayées ainsi que les intérêts dus.

b) Kitsune Advisory émettra une facture pour les services fournis jusqu'à la date de résiliation, laquelle devra être réglée par le Client conformément à la clause 5.5.

c) Chaque partie doit restituer ou détruire (au choix de la partie divulgatrice) toutes les informations confidentielles appartenant à l'autre partie.

d) Toutes les dispositions des présentes CGV qui, de par leur nature, sont destinées à survivre à la résiliation (par exemple, celles relatives à la confidentialité, à la propriété intellectuelle et à la responsabilité) resteront pleinement en vigueur.

7. Confidentialité

7.1. Les deux parties s'engagent à préserver la confidentialité de toutes les informations confidentielles obtenues de l'autre partie dans le cadre des services.

7.2. Aucune des parties ne divulguera les informations confidentielles de l'autre partie à un tiers sans l'accord écrit préalable de la partie divulgatrice, sauf à ses employés, mandataires, sous-traitants ou conseillers professionnels qui ont besoin de connaître ces informations pour s'acquitter des obligations de la partie au titre du contrat et qui sont liés par des obligations de confidentialité au moins aussi strictes que celles prévues dans les présentes.

7.3. Les obligations de confidentialité ne s'appliquent pas aux informations qui :

a) qui est ou devient accessible au public sans que la partie destinataire n'y soit pour rien ;

b) était déjà en la possession de la partie destinataire avant sa divulgation par la partie divulgatrice ;

c) a été mise au point de manière indépendante par la partie destinataire sans recourir aux informations confidentielles de la partie divulgatrice ;

d) doit être divulguée en vertu d'une loi, d'un règlement ou d'une décision d'un tribunal ou d'une autorité publique, à condition que la partie destinataire en informe sans délai la partie divulgatrice afin de permettre à cette dernière de demander une ordonnance de protection ou toute autre mesure appropriée.

7.4. Les obligations de confidentialité resteront en vigueur pendant une période de trois (3) ans après la résiliation du contrat.

8. Propriété intellectuelle

8.1. Tous les droits de propriété intellectuelle (y compris les droits d'auteur, les marques commerciales, les brevets et les secrets d'affaires) relatifs à tout matériel, méthodologie, outil, logiciel ou savoir-faire préexistant utilisé ou développé par Kitsune Advisory dans le cadre de la prestation des Services (« Propriété intellectuelle de Kitsune Advisory ») resteront la propriété exclusive de Kitsune Advisory.

8.2. Tous les droits de propriété intellectuelle sur les livrables créés spécifiquement pour le Client dans le cadre d'un cahier des charges seront, dès le paiement intégral des honoraires, cédés au Client. Kitsune Advisory accorde au Client une licence non exclusive, mondiale, libre de droits et perpétuelle lui permettant d'utiliser la propriété intellectuelle de Kitsune Advisory intégrée aux livrables ou nécessaire à leur utilisation.

8.3. Le Client garantit que les documents, informations ou données fournis à Kitsune Advisory ne porteront pas atteinte aux droits de propriété intellectuelle d'un tiers. Le Client s'engage à indemniser Kitsune Advisory pour toutes les responsabilités, coûts, dépenses, dommages et pertes subis ou encourus par Kitsune Advisory découlant de ou liés à toute réclamation formulée à l'encontre de Kitsune Advisory pour violation réelle ou présumée des droits de propriété intellectuelle d'un tiers, résultant de ou liée à l'utilisation par Kitsune Advisory des documents fournis par le Client.

9. Protection des données

9.1. Les deux parties s'engagent à respecter l'ensemble des lois et réglementations applicables en matière de protection des données, y compris, sans s'y limiter, le règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (« RGPD ») et la loi luxembourgeoise sur la protection des données.

9.2. Lorsque Kitsune Advisory traite des données à caractère personnel pour le compte du Client (en tant que sous-traitant pour le Client, qui est le responsable du traitement), les Parties conviennent de conclure un accord de traitement des données (DPA) distinct si la loi l'exige.

9.3. Kitsune Advisory met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque lié au traitement des données à caractère personnel.

10. Limitation de responsabilité

10.1. Kitsune Advisory ne saurait être tenue responsable de tout dommage indirect, accessoire, spécial, consécutif ou punitif, y compris, sans s’y limiter, la perte de bénéfices, la perte d’activité, la perte d’économies escomptées, la perte de données ou l’atteinte à la réputation, qu’ils résultent d’un contrat, d’un délit civil (y compris la négligence), d’un manquement à une obligation légale ou de toute autre cause, même si Kitsune Advisory a été informée de la possibilité de tels dommages.

10.2. La responsabilité totale cumulée de Kitsune Advisory découlant du présent Contrat ou en rapport avec celui-ci, qu'elle soit fondée sur un contrat, un délit civil (y compris la négligence), un manquement à une obligation légale ou toute autre cause, ne pourra en aucun cas dépasser le montant total des Honoraires versés par le Client pour les Services prévus dans le cahier des charges spécifique donnant lieu à la réclamation au cours des douze (12) mois précédant l'événement à l'origine de ladite réclamation.

10.3. Aucune disposition des présentes CGV ne limite ni n'exclut la responsabilité de Kitsune Advisory en cas de décès ou de dommages corporels résultant de sa négligence, en cas de fraude ou de déclaration frauduleuse, ni toute autre responsabilité qui ne peut être exclue ou limitée en vertu de la législation applicable (par exemple, en cas de négligence grave ou de faute intentionnelle).

11. Indemnisation

11.1. Le Client s'engage à indemniser, défendre et dégager de toute responsabilité Kitsune Advisory, ses dirigeants, administrateurs, employés et mandataires contre toute réclamation, responsabilité, dommage, perte, coût et dépense (y compris les frais juridiques raisonnables) découlant de ou liés à :

a) tout manquement du Client à ses obligations découlant du Contrat ;

b) toute réclamation de tiers découlant des instructions du Client ou de l'utilisation de toute information ou de tout document fourni par le Client ;

c) Toute réclamation concernant l'exactitude, l'exhaustivité ou la pertinence des informations fournies par le client.

12. Force majeure

12.1. Aucune des parties ne saurait être tenue responsable de tout manquement ou retard dans l'exécution de ses obligations au titre du présent contrat, dans la mesure où ce manquement ou ce retard résulte d'un cas de force majeure. On entend par « cas de force majeure » tout événement échappant au contrôle raisonnable d'une partie, qui, de par sa nature, n'aurait pas pu être prévu ou, s'il avait pu être prévu, était inévitable, y compris, sans s'y limiter, les catastrophes naturelles, la guerre, les hostilités, les émeutes, les troubles civils, les épidémies, les pandémies, les états d'urgence nationaux, les mesures gouvernementales, les incendies, les inondations, les tremblements de terre, les grèves, les lock-out ou les pannes importantes d'électricité ou de télécommunications.

12.2. La partie touchée par un cas de force majeure doit en informer sans délai l'autre partie par écrit et mettre tout en œuvre pour en atténuer les effets. L'exécution des obligations de la partie touchée est suspendue pendant toute la durée du cas de force majeure.

13. Droit applicable et juridiction compétente

13.1. Le présent contrat, ainsi que tout litige ou toute réclamation découlant de celui-ci ou en rapport avec celui-ci, son objet ou sa conclusion (y compris les litiges ou réclamations de nature non contractuelle), sont régis par le droit du Grand-Duché de Luxembourg et interprétés conformément à celui-ci.

13.2. Chaque partie accepte de manière irrévocable que les tribunaux de la ville de Luxembourg soient seuls compétents pour connaître de tout litige ou de toute réclamation découlant du présent contrat, de son objet ou de sa formation, ou s'y rapportant (y compris les litiges ou réclamations de nature non contractuelle).

14. Divisibilité

14.1. Si une disposition des présentes CGV est jugée invalide, inapplicable ou illégale par un tribunal ou une instance administrative compétente, les autres dispositions restent pleinement en vigueur. Si une disposition invalide, inapplicable ou illégale deviendrait valide, applicable ou légale après suppression d'une partie de celle-ci, elle s'appliquera avec la modification minimale nécessaire pour la rendre légale, valide et applicable.

15. Intégralité de l'accord

15.1. Les présentes CGV, ainsi que la proposition et le cahier des charges, constituent l'intégralité de l'accord entre les parties et remplacent tous les accords, ententes, promesses et arrangements antérieurs entre elles, qu'ils soient écrits ou oraux, relatifs à l'objet des présentes.

16. Modifications

16.1. Aucune modification des présentes CGV ou d'un cahier des charges ne prendra effet à moins d'être formulée par écrit et signée par les représentants dûment habilités de Kitsune Advisory et du Client.

17. Devoir

17.1. Aucune des parties ne peut céder, transférer ou sous-traiter ses droits ou obligations découlant du présent contrat sans le consentement écrit préalable de l'autre partie, ce consentement ne pouvant être refusé ou retardé sans motif valable.

18. Avis

18.1. Toute notification ou autre communication adressée à une partie en vertu du contrat ou en rapport avec celui-ci doit être faite par écrit et envoyée à l'adresse du siège social ou à l'adresse électronique professionnelle principale de la partie concernée, telle qu'elle aura été communiquée à tout moment.

18.2. Les notifications sont réputées avoir été reçues : si elles sont remises en mains propres, au moment où elles sont déposées à l'adresse indiquée ; si elles sont envoyées par courrier prioritaire prépayé ou par courrier recommandé, à 9h00 le deuxième jour ouvrable suivant leur dépôt ; si elles sont envoyées par courrier électronique, au moment de leur transmission (à condition qu'aucune notification automatique d'échec de livraison ne soit reçue).