Algemene voorwaarden voor de diensten van Kitsune Advisory

Ingangsdatum: 21-11-2025

Preambule

Deze Algemene Voorwaarden (“AV”) regelen de contractuele relatie tussen Kitsune Advisory, een S.à r.l. opgericht naar het recht van het Groothertogdom Luxemburg, met maatschappelijke zetel te 4, rue Tony Neuman, L-2241 Luxemburg, ingeschreven in het Luxemburgse handels- en vennootschapsregister (RCS Luxembourg) onder nummer B302386 (hierna „Kitsune Advisory“ of „de dienstverlener“ genoemd), en haar klanten (hierna „de klant“ genoemd).

Door een offerte of een werkbeschrijving (SOW) te aanvaarden, of door Kitsune Advisory in te schakelen voor diensten, aanvaardt de klant deze algemene voorwaarden volledig en zonder voorbehoud.

1. Definities

1.1. Overeenkomst: verwijst naar de rechtsgeldige overeenkomst tussen Kitsune Advisory en de Klant, bestaande uit deze Algemene Voorwaarden, het Voorstel en de Werkomschrijving (SOW).

1.2. Opdrachtgever: De rechtspersoon of natuurlijke persoon die Kitsune Advisory inschakelt voor het verlenen van Diensten.

1.3. Vertrouwelijke informatie: Alle niet-openbare informatie die door de ene Partij aan de andere wordt bekendgemaakt, hetzij direct, hetzij indirect, schriftelijk, mondeling of door inzage in materiële voorwerpen, en die is aangemerkt als „vertrouwelijk” of „eigendomsrechtelijk beschermd”, of die, gezien de aard van de informatie of de omstandigheden waarin deze wordt bekendgemaakt, redelijkerwijs als vertrouwelijk moet worden beschouwd.

1.4. Te leveren prestaties: alle materiële of immateriële werkresultaten, rapporten, documenten, strategieën, modellen of andere materialen die door Kitsune Advisory worden opgesteld of aan de Opdrachtgever worden verstrekt als onderdeel van de Diensten.

1.5. Vergoedingen: De vergoeding die de Opdrachtgever aan Kitsune Advisory verschuldigd is voor de Diensten zoals gespecificeerd in de SOW.

1.6. Partijen: Kitsune Advisory en de klant gezamenlijk.

1.7. Voorstel: Het document waarin de reikwijdte, de doelstellingen, het tijdschema en de geraamde kosten voor de diensten worden uiteengezet, opgesteld door Kitsune Advisory ten behoeve van de klant.

1.8. Diensten: De diensten op het gebied van consultancy, advies, interim-management en begeleiding van leidinggevenden die door Kitsune Advisory aan de Klant worden geleverd, zoals nader omschreven in het geaccepteerde voorstel en de SOW.

1.9. Werkomschrijving (SOW): Een gedetailleerd document waarin de specifieke diensten, te leveren prestaties, tijdschema’s, verantwoordelijkheden en vergoedingen voor een bepaalde opdracht worden beschreven, en dat een integraal onderdeel vormt van de overeenkomst.

2. Totstandkoming van de overeenkomst

2.1. Alle door Kitsune Advisory uitgebrachte voorstellen zijn geldig gedurende een periode van dertig (30) kalenderdagen vanaf de datum van uitgifte, tenzij anders vermeld.

2.2. Er komt een bindende overeenkomst tot stand zodra de klant een door Kitsune Advisory uitgebracht voorstel of een SOW schriftelijk aanvaardt. Deze aanvaarding kan worden aangetoond door middel van een ondertekend exemplaar van het voorstel/de SOW, een inkooporder of een uitdrukkelijke schriftelijke bevestiging (bijvoorbeeld via e-mail) van een bevoegde vertegenwoordiger van de klant.

2.3. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing met uitsluiting van alle andere voorwaarden die de Opdrachtgever tracht op te leggen of op te nemen, of die voortvloeien uit handelsgebruik, gewoonte, praktijk of de gang van zaken.

3. Omvang van de dienstverlening

3.1. Kitsune Advisory zal de diensten aan de klant leveren zoals precies beschreven in de onderling overeengekomen en ondertekende SOW.

3.2. Kitsune Advisory verbindt zich ertoe de Diensten uit te voeren met de nodige vakkundigheid en zorgvuldigheid, met inzet van voldoende gekwalificeerd personeel en in overeenstemming met de algemeen aanvaarde beroepsnormen die van toepassing zijn op soortgelijke diensten in Luxemburg.

3.3. De diensten zijn van adviserende aard en zijn gebaseerd op door de klant verstrekte informatie en het professionele oordeel van Kitsune Advisory. Kitsune Advisory geeft geen garantie voor specifieke uitkomsten of resultaten.

3.4. Eventuele wijzigingen in de omvang van de Diensten moeten door beide Partijen schriftelijk worden overeengekomen via een formele procedure voor wijzigingsverzoeken, hetgeen gevolgen kan hebben voor de Vergoedingen en de tijdschema’s.

3.5. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen, omvatten de diensten van Kitsune Advisory geen juridisch, boekhoudkundig, fiscaal of auditadvies, en dient de klant op deze gebieden onafhankelijk professioneel advies in te winnen.

4. Verplichtingen van de klant

4.1. De Opdrachtgever zal Kitsune Advisory tijdig toegang verlenen tot alle benodigde informatie, gegevens, documenten en personeel die redelijkerwijs nodig zijn voor de uitvoering van de Diensten. De Opdrachtgever garandeert dat alle verstrekte informatie juist, volledig en niet misleidend is.

4.2. De Opdrachtgever zorgt ervoor dat zijn personeel en externe opdrachtnemers hun volledige medewerking verlenen aan Kitsune Advisory.

4.3. De Opdrachtgever dient tijdig beslissingen te nemen en goedkeuringen te verlenen om vertragingen in de projectplanning te voorkomen.

4.4. De Opdrachtgever erkent dat de succesvolle levering van de Diensten afhankelijk is van de tijdige en effectieve nakoming van zijn verplichtingen. Kitsune Advisory is niet aansprakelijk voor vertragingen of tekortkomingen die het gevolg zijn van het niet nakomen van de verplichtingen door de Opdrachtgever.

5. Vergoedingen, kosten en betalingsvoorwaarden

5.1. De vergoedingen voor de diensten zijn zoals vastgelegd in de SOW. Tenzij anders vermeld, worden alle vergoedingen uitgedrukt in euro’s (€).

5.2. Naast de vergoedingen zal de klant Kitsune Advisory alle redelijke contante uitgaven vergoeden die bij de uitvoering van de diensten zijn gemaakt, met inbegrip van maar niet beperkt tot reis-, verblijf- en communicatiekosten, mits deze uitgaven zijn gemaakt in overeenstemming met het onkostenbeleid van de klant (indien vooraf verstrekt) of het standaardbeleid van Kitsune Advisory.

5.3. Alle vergoedingen en kosten zijn exclusief belasting over de toegevoegde waarde (btw) en eventuele andere toepasselijke belastingen, heffingen of toeslagen, die aan de factuur worden toegevoegd tegen het in Luxemburg geldende wettelijke tarief.

5.4. Facturen worden door Kitsune Advisory opgesteld volgens het in de SOW vastgelegde betalingsschema (bijvoorbeeld maandelijks, bij het behalen van mijlpalen, vooruitbetaling).

5.5. De Opdrachtgever dient alle onbetwiste facturen binnen dertig (30) kalenderdagen na factuurdatum te betalen.

5.6. In geval van betalingsachterstand behoudt Kitsune Advisory zich het recht voor om rente in rekening te brengen over het achterstallige bedrag tegen de wettelijke rentevoet die in Luxemburg van toepassing is op handelstransacties, zoals gepubliceerd in het Staatsblad Mémorial B, onverminderd eventuele andere rechten of rechtsmiddelen waarover Kitsune Advisory beschikt. Overeenkomstig de gewijzigde wet van 18 april 2024 betreffende betalingstermijnen en rente bij betalingsachterstand in handelstransacties kan Kitsune Advisory tevens een forfaitaire incassovergoeding van minimaal € 40 per onbetaalde factuur vorderen, tot het bedrag van de daadwerkelijk gemaakte incassokosten, op vertoon van de relevante bewijsstukken.

5.7. Kitsune Advisory kan de levering van Diensten opschorten indien een factuur na de vervaldatum nog steeds onbetaald is, na de Klant hiervan vijf (5) werkdagen van tevoren schriftelijk in kennis te hebben gesteld.

6. Looptijd en beëindiging

6.1. De overeenkomst treedt in werking op de in de SOW vermelde ingangsdatum en blijft van kracht gedurende de daarin vastgestelde looptijd, tenzij deze eerder wordt beëindigd overeenkomstig deze algemene voorwaarden.

6.2. Elke partij kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk opzeggen indien:

a) De andere Partij begaat een wezenlijke schending van een bepaling van de Overeenkomst en verzuimt deze schending te herstellen binnen vijftien (15) kalenderdagen nadat zij hiertoe schriftelijk is aangemaand;

b) De andere Partij wordt insolvent, wordt onderworpen aan liquidatie, curatele, bewindvoering of een soortgelijke insolventieprocedure in welk rechtsgebied dan ook.

6.3. Kitsune Advisory kan de Overeenkomst beëindigen door de Klant dertig (30) dagen van tevoren schriftelijk in kennis te stellen, indien de Klant nalaat een krachtens de Overeenkomst verschuldigde betaling op de vervaldag te verrichten en ten minste tien (10) werkdagen na een schriftelijke aanmaning tot betaling nog steeds in gebreke blijft.

6.4. Bij beëindiging van de overeenkomst om welke reden dan ook:

a) De klant dient alle openstaande facturen en verschuldigde rente onmiddellijk aan Kitsune Advisory te betalen.

b) Kitsune Advisory zal een factuur indienen voor de tot de datum van beëindiging verrichte diensten, die door de Opdrachtgever verschuldigd is overeenkomstig artikel 5.5.

c) Elke partij zal alle vertrouwelijke informatie die aan de andere partij toebehoort, teruggeven of vernietigen (naar keuze van de partij die de informatie heeft verstrekt).

d) Alle bepalingen van deze algemene voorwaarden die naar hun aard bedoeld zijn om ook na beëindiging van kracht te blijven (bijvoorbeeld inzake vertrouwelijkheid, intellectuele eigendom en aansprakelijkheid), blijven volledig van kracht.

7. Vertrouwelijkheid

7.1. Beide partijen komen overeen om alle vertrouwelijke informatie die zij van de andere partij in verband met de diensten hebben verkregen, vertrouwelijk te behandelen.

7.2. Geen van beide Partijen zal de Vertrouwelijke Informatie van de andere Partij aan derden bekendmaken zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de bekendmakende Partij, behalve aan die werknemers, vertegenwoordigers, onderaannemers of professionele adviseurs die deze informatie nodig hebben om de verplichtingen van de Partij uit hoofde van de Overeenkomst na te komen en die gebonden zijn aan geheimhoudingsverplichtingen die niet minder streng zijn dan die welke in deze Overeenkomst zijn opgenomen.

7.3. De geheimhoudingsverplichtingen zijn niet van toepassing op informatie die:

a) zonder dat dit aan de ontvangende partij te wijten is, openbaar beschikbaar is of wordt;

b) reeds in het bezit was van de ontvangende partij voordat deze door de bekendmakende partij werd bekendgemaakt;

c) onafhankelijk door de ontvangende partij is ontwikkeld zonder gebruik te maken van de vertrouwelijke informatie van de bekendmakende partij;

d) openbaar moet worden gemaakt op grond van wet- of regelgeving of op bevel van een rechtbank of overheidsinstantie, met dien verstande dat de ontvangende Partij de openbaarmakende Partij hiervan onmiddellijk in kennis stelt, zodat de openbaarmakende Partij een beschermingsbevel of een andere passende rechtsmiddel kan aanvragen.

7.4. De geheimhoudingsverplichtingen blijven ook na beëindiging van de Overeenkomst nog gedurende een periode van drie (3) jaar van kracht.

8. Intellectuele eigendom

8.1. Alle intellectuele-eigendomsrechten (waaronder auteursrechten, handelsmerken, octrooien en bedrijfsgeheimen) op reeds bestaande materialen, methoden, hulpmiddelen, software of knowhow die door Kitsune Advisory worden gebruikt of ontwikkeld in het kader van de levering van de Diensten (“Kitsune Advisory IP”) blijven het exclusieve eigendom van Kitsune Advisory.

8.2. Alle intellectuele-eigendomsrechten op de Leveringen die specifiek voor de Klant zijn gecreëerd in het kader van een SOW, worden na volledige betaling van de Vergoedingen aan de Klant overgedragen. Kitsune Advisory verleent de Klant een niet-exclusieve, wereldwijde, royaltyvrije en eeuwigdurende licentie voor het gebruik van de intellectuele eigendom van Kitsune Advisory die is verwerkt in of noodzakelijk is voor het gebruik van de Leveringen.

8.3. De Opdrachtgever garandeert dat alle aan Kitsune Advisory verstrekte materialen, informatie of gegevens geen inbreuk maken op de intellectuele-eigendomsrechten van derden. De Opdrachtgever vrijwaart Kitsune Advisory tegen alle aansprakelijkheden, kosten, uitgaven, schade en verliezen die Kitsune Advisory lijdt of oploopt als gevolg van of in verband met een vordering die tegen Kitsune Advisory wordt ingesteld wegens daadwerkelijke of vermeende inbreuk op de intellectuele-eigendomsrechten van een derde, voortvloeiend uit of in verband met het gebruik door Kitsune Advisory van door de Opdrachtgever verstrekt materiaal.

9. Gegevensbescherming

9.1. Beide partijen zullen zich houden aan alle toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 („AVG“) en de Luxemburgse wet inzake gegevensbescherming.

9.2. Wanneer Kitsune Advisory persoonsgegevens verwerkt namens de Klant (in de hoedanigheid van verwerker voor de Klant, die de verwerkingsverantwoordelijke is), komen de Partijen overeen een afzonderlijke gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) aan te gaan indien dit wettelijk vereist is.

9.3. Kitsune Advisory neemt passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat in verhouding staat tot het risico dat aan de verwerking van persoonsgegevens verbonden is.

10. Aansprakelijkheidsbeperking

10.1. Kitsune Advisory is niet aansprakelijk voor enige indirecte, incidentele, bijzondere, gevolg- of punitieve schade, met inbegrip van maar niet beperkt tot winstderving, verlies van omzet, verlies van verwachte besparingen, verlies van gegevens of reputatieschade, ongeacht of deze voortvloeit uit een overeenkomst, onrechtmatige daad (met inbegrip van nalatigheid), schending van een wettelijke verplichting of anderszins, zelfs indien Kitsune Advisory op de hoogte is gesteld van de mogelijkheid van dergelijke schade.

10.2. De totale aansprakelijkheid van Kitsune Advisory die voortvloeit uit of verband houdt met deze Overeenkomst, hetzij op grond van een overeenkomst, onrechtmatige daad (met inbegrip van nalatigheid), schending van een wettelijke verplichting of anderszins, zal in geen geval hoger zijn dan het totale bedrag aan Vergoedingen dat de Klant heeft betaald voor de Diensten op grond van de specifieke SOW die aanleiding geeft tot de vordering, in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die aanleiding geeft tot de vordering.

10.3. Niets in deze Algemene Voorwaarden beperkt of sluit de aansprakelijkheid van Kitsune Advisory uit voor overlijden of lichamelijk letsel veroorzaakt door nalatigheid van haar kant, voor fraude of bedrieglijke voorstelling van zaken, of voor enige andere aansprakelijkheid die volgens de toepasselijke wetgeving niet kan worden uitgesloten of beperkt (bijvoorbeeld grove nalatigheid of opzettelijk wangedrag).

11. Vrijwaring

11.1. De klant zal Kitsune Advisory, haar functionarissen, bestuurders, werknemers en vertegenwoordigers vrijwaren, verdedigen en schadeloosstellen tegen alle vorderingen, aansprakelijkheden, schade, verliezen, kosten en uitgaven (met inbegrip van redelijke juridische kosten) die voortvloeien uit of verband houden met:

a) Elke schending door de Opdrachtgever van zijn verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst;

b) elke vordering van derden die voortvloeit uit de instructies van de klant of uit het gebruik van door de klant verstrekte informatie of materialen;

c) Elke vordering met betrekking tot de juistheid, volledigheid of geschiktheid van de door de Opdrachtgever verstrekte informatie.

12. Overmacht

12.1. Geen van beide Partijen is aansprakelijk voor het niet of te laat nakomen van haar verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst, voor zover dit niet of te laat nakomen het gevolg is van een geval van overmacht. Onder een „geval van overmacht” wordt verstaan elke gebeurtenis die buiten de redelijke controle van een Partij valt, die vanwege haar aard niet te voorzien was, of, indien zij wel te voorzien was, onvermijdelijk was, met inbegrip van maar niet beperkt tot natuurrampen, oorlog, vijandelijkheden, oproer, burgerlijke onrust, epidemieën, pandemieën, nationale noodtoestanden, overheidsmaatregelen, brand, overstromingen, aardbevingen, stakingen, uitsluitingen of ernstige stroom- of telecommunicatiestoringen.

12.2. De partij die door een geval van overmacht wordt getroffen, stelt de andere partij hiervan onverwijld schriftelijk in kennis en stelt alles in het werk om de gevolgen van het geval van overmacht te beperken. De nakoming van de verplichtingen van de getroffen partij wordt opgeschort voor de duur van het geval van overmacht.

13. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

13.1. Op deze overeenkomst en op alle geschillen of vorderingen die voortvloeien uit of verband houden met deze overeenkomst, het voorwerp ervan of de totstandkoming ervan (met inbegrip van niet-contractuele geschillen of vorderingen) is het recht van het Groothertogdom Luxemburg van toepassing en deze worden in overeenstemming daarmee uitgelegd.

13.2. Elke Partij stemt onherroepelijk in met de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Luxemburg-Stad voor de beslechting van elk geschil of elke vordering die voortvloeit uit of verband houdt met deze Overeenkomst, het voorwerp ervan of de totstandkoming ervan (met inbegrip van niet-contractuele geschillen of vorderingen).

14. Scheidbaarheid

14.1. Indien een bepaling van deze Algemene Voorwaarden door een bevoegde rechtbank of administratieve instantie ongeldig, niet-afdwingbaar of onwettig wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Indien een ongeldige, niet-afdwingbare of onwettige bepaling geldig, afdwingbaar of wettig zou zijn indien een deel ervan zou worden geschrapt, is de bepaling van toepassing met de minimale wijziging die nodig is om deze wettig, geldig en afdwingbaar te maken.

15. Volledige overeenkomst

15.1. Deze Algemene Voorwaarden vormen, samen met het Voorstel en de SOW, de volledige overeenkomst tussen de Partijen en vervangen alle eerdere overeenkomsten, afspraken, toezeggingen en regelingen tussen hen, zowel schriftelijk als mondeling, met betrekking tot het onderwerp daarvan.

16. Wijzigingen

16.1. Wijzigingen of aanpassingen aan deze Algemene Voorwaarden of aan een SOW zijn alleen geldig indien deze schriftelijk zijn vastgelegd en ondertekend door naar behoren gemachtigde vertegenwoordigers van zowel Kitsune Advisory als de Klant.

17. Opdracht

17.1. Geen van beide partijen mag haar rechten of verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst overdragen, toewijzen of uitbesteden zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij, waarbij deze toestemming niet op onredelijke gronden mag worden geweigerd of uitgesteld.

18. Mededelingen

18.1. Elke kennisgeving of andere mededeling aan een Partij op grond van of in verband met de Overeenkomst dient schriftelijk te geschieden en te worden verzonden naar het adres van de statutaire zetel of het primaire zakelijke e-mailadres van de betreffende Partij, zoals van tijd tot tijd meegedeeld.

18.2. Kennisgevingen worden geacht te zijn ontvangen: indien persoonlijk bezorgd, op het moment dat ze op het juiste adres worden achtergelaten; indien verzonden per voorafbetaalde eersteklas post of aangetekende post, om 9.00 uur op de tweede werkdag na verzending; indien verzonden per e-mail, op het moment van verzending (mits er geen automatische melding van een mislukte bezorging wordt ontvangen)