Wat een ' interim CEO ' op een dinsdagochtend eigenlijk doet

door Nicolas Henckes, oprichter en CEO van Kitsune Advisory

Er bestaat een beeld van interim-management dat bij veel ondernemers leeft. Een topman komt uit het niets binnen, leidt een paar stuurgroepen, stelt een strategisch stappenplan op en draagt drie maanden later de leiding weer over met een stevige handdruk en een presentatie onder zijn arm.

Die versie levert een mooi verhaal op. Het is alleen niet wat er in werkelijkheid gebeurt – of in ieder geval niet de versie waarbij een bedrijf er beter voor staat dan toen het werd overgenomen.

De werkelijkheid is minder filmisch, maar wel aanzienlijk nuttiger.

De weinig glamoureuze realiteit

Zo kan een dinsdagochtend er in de praktijk uitzien tijdens een interim-mandaat.

Een gesprek met de HR-verantwoordelijke over het opzetten van een tijdregistratiesysteem voor het team – aangezien dat volgens de Luxemburgse wetgeving verplicht is. Een evaluatie van het factureringsproces om ervoor te zorgen dat factureerbaar werk correct wordt vastgelegd en dat er tussen oplevering en facturering niets tussen wal en schip valt. Een notitie die zo duidelijk is opgesteld dat de juiste persoon over alle benodigde informatie beschikt om zelfstandig verder te werken, zonder te hoeven wachten op de volgende vergadering of de volgende opdracht.

Dit komt allemaal niet voor in een functieomschrijving. Het zou ook nooit in een casestudy terechtkomen. Maar het is allemaal van belang – want het verschil tussen een bedrijf dat goed draait en een bedrijf dat dat niet doet, is zelden van strategische aard. Het is operationeel. Het zijn de kleine dingen waar momenteel niemand verantwoordelijk voor is, de processen die informeel in stand werden gehouden door iemand die er niet meer is, de beslissingen die steeds worden uitgesteld omdat het onduidelijk is wie ze zou moeten nemen.

Het is de taak van een ' interim CEO' om die hiaten op te sporen en weg te werken, en tegelijkertijd de strategische koers duidelijk te houden en de organisatie vooruit te helpen. Die twee staan niet op gespannen voet met elkaar. Ze zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.

Waarom dit juist voor het MKB van belang is

Grote bedrijven bestaan uit verschillende lagen. Wanneer een CEO vertrekt of er een leiderschapswisseling plaatsvindt, zijn er bestuurders, afdelingshoofden en managementteams die ervoor zorgen dat alles op rolletjes blijft lopen totdat de vacature is ingevuld. Processen zijn vastgelegd. Er zijn systemen aanwezig. Het institutionele geheugen verdwijnt niet zomaar met één persoon.

In een MKB-bedrijf is dat zelden het geval.

De vertrekkende leidinggevende hield de boel vaak bij elkaar door zijn of haar persoonlijke aanwezigheid, directe relaties en informele kennis die nooit op papier was gezet. Hij of zij wist welke klant op vrijdag gebeld moest worden. Hij of zij wist waarom een bepaald proces zo werkte, ook al leek het van buitenaf gezien vreemd. Hij of zij vormde de verbindende schakel tussen afdelingen die geen formele raakvlakken hadden.

Als ze vertrekken – of dat nu gepland is of niet – is het gemis meteen voelbaar. Niet alleen aan de top, maar in de hele organisatie. Teams raken de weg kwijt. Beslissingen lopen vast. Kleine operationele problemen die normaal gesproken in een kort gesprek in de gang zouden zijn opgelost, stapelen zich op.

Juist hier komt interim-management goed van pas. Niet door met een kant-en-klaar transformatieplan aan te komen, maar door snel in kaart te brengen wat wel en niet werkt, te stabiliseren wat gestabiliseerd moet worden, en de basis te leggen die ervoor zorgt dat de taak van de volgende vaste leidinggevende haalbaar wordt in plaats van overweldigend.

Dat betekent inderdaad dat je op strategisch niveau aanwezig moet zijn. De raad van bestuur op de hoogte houden, belangrijke klantrelaties onderhouden, de nodige beslissingen nemen. Maar het betekent ook dat je bereid moet zijn om naar de plek te gaan waar de problemen zich daadwerkelijk voordoen – en dat is vaak op een veel operationeler niveau dan iemand had verwacht.

De twee twijfels die we het vaakst horen

Wanneer we spreken met eigenaren en besturen van kleine en middelgrote ondernemingen die voor het eerst overwegen om een interim-manager in te schakelen, neemt die aarzeling meestal een van de volgende twee vormen aan.

Ten eerste zijn er de kosten. Een interim CEO voelt duur aan, vooral voor een bedrijf dat al onder druk staat. Het dagtarief is duidelijk zichtbaar. Wat minder duidelijk is, zijn de kosten van het alternatief.

Een leiderschapsvacuüm blijft niet neutraal. Het wordt steeds erger. Beslissingen die niet worden genomen, leiden tot problemen verderop in het proces. Teams die hun koers kwijtraken, verliezen aan productiviteit – en soms ook medewerkers. Klanten die instabiliteit bespeuren, gaan zich indekken. Tegen de tijd dat de kosten van het uitblijven van actie zichtbaar worden op de winst- en verliesrekening, hebben ze zich vaak al maandenlang opgestapeld.

Een tijdelijk mandaat heeft vaste kosten en een vaste einddatum. Bij het alternatief is dat zelden het geval.

De tweede twijfel betreft de relevantie. „Daar zijn we niet groot genoeg voor.” Of: „Onze situatie is niet ernstig genoeg om dit te rechtvaardigen.”

Maar de bedrijven die het meest profiteren van interim-management zijn zelden de bedrijven die in een existentiële crisis verkeren. Het zijn vaak solide bedrijven die een overgangsfase doormaken: een oprichter die zich na jaren aan het roer terugtrekt, het vertrek van een sleutelfiguur waardoor een functie zonder leiding is komen te staan, of een groeifase die de huidige organisatiestructuur te boven is gegroeid. Bedrijven waarvan de fundamenten solide zijn, maar waar op dit moment iets belangrijks niet goed in de hand wordt gehouden.

De aanleiding hoeft geen crisis te zijn. Het moet gewoon een moment zijn waarop de kosten van het ontbreken van het juiste leiderschap hoger zijn dan de kosten om dat leiderschap in te voeren.

Wat goed interim-management daadwerkelijk achterlaat

Het succes van een interim-opdracht wordt niet afgemeten aan wat er gebeurde terwijl de interim-manager aanwezig was, maar aan hoe het bedrijf eruitziet nadat hij of zij is vertrokken.

Heeft het team tijdens de overgang meer duidelijkheid en zelfvertrouwen gekregen, of heeft het gewoon de tijd uitgezeten? Zijn de processen overzichtelijker en beter gedocumenteerd dan voorheen? Krijgt de nieuwe vaste leidinggevende een goed functionerende, stabiele organisatie in handen – een organisatie met een solide basis en duidelijke prioriteiten – in plaats van een situatie die hij helemaal opnieuw moet in kaart brengen?

Dat is het echte resultaat. Niet de presentatie. Niet de notulen van de stuurgroep. Niet het strategisch kader dat ergens wordt opgeborgen en vervolgens in de vergetelheid raakt. De operationele realiteit van een bedrijf dat beter draait, en de mensen daarbinnen die over de middelen en het inzicht beschikken om ervoor te zorgen dat dat zo blijft.

Dat vergt inspanning op elk niveau. Een deel daarvan speelt zich af in vergaderzalen en tijdens strategiebijeenkomsten. Een ander deel komt aan bod in gesprekken met de financieel verantwoordelijke over afsluitingsprocedures, of met het operationele team over de vraag waarom een bepaalde overdracht steeds weer misloopt.

En een deel daarvan speelt zich af op een dinsdagochtend, tijdens een gesprek met het hoofd HR over het bijhouden van werktijden.

Beide zijn belangrijk. Over het tweede wordt alleen niet genoeg gesproken.

Is dit relevant voor uw bedrijf?

Als uw organisatie een leiderschapswisseling doormaakt – of als u ziet dat er een op komst is – is de meest nuttige vraag niet: “Hebben we een ‘ interim CEO ’ nodig?”, maar: “Wat wordt er op dit moment niet opgepakt, en wat kost ons dat?” Het antwoord is vaak concreter dan men verwacht. En dat geldt ook voor de oplossing.

Kitsune Advisory biedt diensten op het gebied van ' interim CEO ' en strategisch advies aan kleine en middelgrote ondernemingen die zich in een overgangsfase bevinden. Wij zijn gevestigd in Luxemburg en zijn actief in de Grotere Regio en daarbuiten. Als u uw situatie wilt bespreken, neem dan contact met ons op.