Interim-COO: de operationele ruggengraat die niet meer aansluit bij uw groei

Groei is goed nieuws, totdat de organisatie de stap niet meer kan bijhouden. Er komen orders binnen, maar beslissingen blijven bij de oprichter steken, leveringen lopen vertraging op en de mensen die op de hoogte zouden moeten worden gebracht van een nieuw proces, horen er pas achteraf over.

Een interim-COO neemt het roer over om de operationele basis weer op te bouwen: wie wat beslist, hoe het werk verloopt en hoe de prestaties worden bijgehouden. Niet als adviseur aan de zijlijn, maar met daadwerkelijke operationele verantwoordelijkheid, zolang de opdracht dat vereist. Daarna draagt de COO het stokje over en vertrekt hij.

Wanneer bedrijven een interim-COO aanstellen

De aanleiding is zelden een crisis. Meestal is het een geleidelijke opeenstapeling van signalen.

De oprichter keurt nog steeds elke bestelling bij leveranciers, elke uitzondering en elke aanwerving goed.

De leveringen lopen achter, niet vanwege een gebrek aan middelen, maar omdat de organisatie nooit evenredig met de orderportefeuille is meegegroeid.

De afdelingen Kwaliteit, Productie en Verkoop worden pas achteraf op de hoogte gebracht van elkaars beslissingen.

Er is een COO vertrokken, of die functie heeft nooit bestaan, en de algemeen directeur neemt naast al zijn andere taken ook de leiding over de bedrijfsvoering op zich.

Een overname, een nieuwe vestiging of een nieuwe dochteronderneming moet snel op één lijn worden gebracht.

Bij een herstructurering is er iemand nodig die de leiding over de bedrijfsvoering op zich neemt terwijl het plan wordt uitgevoerd.

Wat een interim-COO doet

Geeft weer hoe beslissingen daadwerkelijk worden genomen, en niet zoals dat op het organigram staat aangegeven.

Herdefinieert verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden, zodat mensen kunnen handelen zonder te hoeven wachten op een handtekening.

Zorgt voor stabiliteit in levering, kwaliteit en aanbod, waarbij we beginnen met de zaken die klanten het meest raken.

Zorgt voor vaste procedures die het team zelfstandig kan uitvoeren: een wekelijks ritme, een aantal indicatoren, duidelijke escalatieregels.

Bereidt de opvolger of het interne team voor en draagt de taken over.

Het is een loodgietersklus, in de beste zin van het woord. Het is zelden glamoureus, maar vaak precies wat een snelgroeiend bedrijf het hardst nodig heeft.

Waarin verschilt het van de alternatieven?

Een consultant stelt een diagnose en doet aanbevelingen. Een interim-COO neemt de verantwoordelijkheid op zich en voert het werk uit.

Het kost maanden om een vaste medewerker te vinden, en tegen de tijd dat die in dienst treedt, kan de behoefte alweer veranderd zijn. Een interim-COO begint wanneer de behoefte daadwerkelijk bestaat en vertrekt zodra daarin is voorzien.

Een projectmanager heeft dagelijks aansturing nodig. Een interim-COO krijgt aansturing van de CEO of de raad van bestuur en leidt vervolgens de bedrijfsvoering zelfstandig.

De profielen

Meer dan 70 leidinggevenden in ons netwerk staan open voor opdrachten als interim-COO.

Meer dan de helft heeft vijftien jaar of meer ervaring in de sector ‘ C-level ’, en bijna drie op de vier hebben een functie als COO of een operationele functie bekleed.

Bijna allemaal staan ze ook open voor algemene managementopdrachten, zodat de functie kan uitbreiden als de situatie dat vereist.

Drie op de vier hebben in een gereguleerde sector gewerkt.

Meer dan acht op de tien noemen turnaround als een van hun specialisaties. Bijna drie op de vier noemen ook fusies en overnames (M&A) en internationale ervaring, en twee op de drie noemen scale-ups.

Bijna twee op de drie hebben in familiebedrijven gewerkt, en ongeveer de helft in bedrijven met private-equity-financiering.

Hun achtergronden variëren van technologie, financiële dienstverlening, productie, detailhandel, logistiek, energie en gezondheidszorg.

Alle teksten zijn in het Engels, ongeveer twee op de drie ook in het Frans, bijna één op de drie in het Duits en bijna één op de vijf in het Nederlands.

De meesten staan open voor verschillende werkvormen: voltijds, deeltijds of op basis van een fractie van een voltijdse baan.

Een situatie die we vaak tegenkomen

Een Luxemburgs KMO groeit in twee jaar tijd van 15 naar 50 medewerkers. De opdrachten blijven binnenstromen en de omzet stijgt, maar er is nog steeds niet vastgelegd wie waarover beslist. De oprichter keurt nog steeds elke bestelling bij leveranciers goed. De kwaliteitsmanager komt pas achter nieuwe processen als deze al van start zijn gegaan. Leveringen lopen vertraging op.

Een interim-COO neemt de leiding over de bedrijfsvoering, brengt duidelijkheid in de verantwoordelijkheden, reorganiseert het proces van bestelling tot levering en zet een werkwijze op die het team kan voortzetten. Zodra de structuur op orde is, vertrekt de interim-COO.

Hoe het werkt

1. Wij luisteren naar u. Een vertrouwelijk gesprek over uw situatie.

2. Wij stellen een korte lijst voor met profielen die speciaal voor uw situatie zijn geselecteerd, geen stapel cv’s.

3. Jij beslist daarna. Je ontmoet de leidinggevenden waarin je geïnteresseerd bent en maakt je keuze.

Veelgestelde vragen

Meer informatie

• Acht rollen, één blinde vlek: wat interim-leiderschap daadwerkelijk oplost

• Van een door de oprichter geleide naar een geprofessionaliseerde structuur

• Interim CEO en algemeen directeur

• Gedeeld leiderschap

Houdt de bedrijfsvoering uw bedrijf tegen?

Begin met een vertrouwelijk gesprek over uw situatie.